用Project排定計劃時，通過簡單的升級和降級兩個操作就可以輕松地設(shè)置任務(wù)之間的層級關(guān)系，并且通過在【格式】菜單下勾選最右側(cè)的【大綱數(shù)字】，在任務(wù)名稱前面就會自動顯示任務(wù)的大綱數(shù)字了，這個功能非常實用，因為當(dāng)任務(wù)較多時，真的很難分辨任務(wù)在哪個層級上。

圖1

最近在學(xué)員群里有同學(xué)提了一個有意思的問題，他想讓計劃中的第一級任務(wù)顯示為里程碑0，然后它下面的任務(wù)比如1.1顯示為0.1，如圖2所示。也就是說，要讓所有任務(wù)的大綱數(shù)字統(tǒng)一降一級，即原來的1.1要顯示為0.1，原來的2.1要顯示為1.1，原來的3.1.1顯示為2.1.1，諸如此類。

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圖2

那這個在Project中能不能實現(xiàn)呢？

Project中的所有列分成兩類：預(yù)置列、自定義列。預(yù)置列的功能和數(shù)據(jù)格式及算法都已經(jīng)被設(shè)定好了，我們?nèi)绻�想實現(xiàn)一些特殊的需求，只能想辦法通過自定義列來實現(xiàn)。

比如，任務(wù)的大綱數(shù)字統(tǒng)一降一級，我們就可以通過自定義列來間接實現(xiàn)。

假如說第一級的任務(wù)不多，且少于10個，就是說，【大綱級別】是1的一級任務(wù)最多有9個，其他任務(wù)都是二級、三級、四級等任務(wù)。（注意，即使計劃中有上千個任務(wù)，也有可能只有幾個一級任務(wù)）

由于只是降一級，所以我們只需要將【大綱數(shù)字】中的第一個字符降一級就解決了，比如原來有個任務(wù)的大綱數(shù)字是9.2.3.1，現(xiàn)在只需要將它的第一個字符減去1，變成8.2.3.1，就已經(jīng)實現(xiàn)我們的目的了。

這里我們用到兩個函數(shù)。

LEFT(text,[num_chars])

比如取A1單元中的第1個字符，就可以用公式LEFT(A1,1)

MID(text,start_num,num_chars)

比如取A1單元格第1個字符后面的字符，就可以用公式MID(A!,2,10000)

注意MID函數(shù)第三個字段是代表字符串的長度，這里寫的10000，是因為一般的字符串也不會超過10000個字符，所以能涵蓋。

好了，我們需要用一個自定義列。在工作表區(qū)域點擊任意一列，鼠標(biāo)右鍵選擇自定義字段，在彈出的自定義域窗口中，我們可以使用默認(rèn)域類型【文本】，如圖3所示。隨便找一個文本列，比如文本7，給它重命名為“大綱數(shù)字統(tǒng)一降一級”，然后在自定義屬性中點擊【公式】。

公式設(shè)置為Left([大綱數(shù)字],1)-1 & Mid([大綱數(shù)字],2,10000)

這個公式中，&前面的公式是將大綱數(shù)字中的第一個字符的數(shù)字減去1，比如將大綱數(shù)字9.2.3.1中第1個字符“9”減去1，就得出8。&后面的公式是從大綱數(shù)字的第二位開始抽取字符，比如從大綱數(shù)字9.2.3.1的第2位開始抽取字符，就得出.2.3.1。&本身的意思是將前后兩部分的文本合并，這樣就得出8.2.3.1。你看通過這個公式，原來的大綱數(shù)字9.2.3.1就變成了8.2.3.1。

然后在自定義域窗口的計算工作分配行中，也要勾選【使用公式】，即摘要任務(wù)也使用剛才的公式。最后點擊自定義域窗口下方的【確定】。

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圖3

返回到Project工作表中，點擊任何一列插入列【大綱數(shù)字】，再插入剛才自定義的那一列【文本7】或者它的新名字【大綱數(shù)字統(tǒng)一降一級】，如圖4所示。我們可以看到，現(xiàn)在已經(jīng)將大綱數(shù)字的第一位減去1了，也就是給所有大綱數(shù)字降了一級。

圖4

那么怎么讓任務(wù)名稱前顯示的大綱數(shù)字也像【文本7】列或者讓它降一級呢，我們再通過一個自定義列來實現(xiàn)。

點擊任何一列，鼠標(biāo)右鍵選擇自定義字段，域類型還是使用默認(rèn)的【文本】，隨便找一個文本列，比如文本8，給它重命名為“新任務(wù)名稱”，如圖5所示。然后在自定義屬性中，選擇使用公式，設(shè)置公式為 [文本7] & " " & [名稱]。

這個公式的意思是先顯示【文本7】的內(nèi)容，即【大綱數(shù)字統(tǒng)一降一級】那一列的文本內(nèi)容，然后顯示一個空格，再顯示【名稱】列的文本內(nèi)容。

然后在計算任務(wù)和分組摘要行中也選擇使用公式，最后點擊自定義域窗口下方的【確定】。

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圖5

返回到工作表中，點擊任何一列插入列【文本8】或者它的新名字【新任務(wù)名稱】，如圖6所示，這樣任務(wù)就顯示為，任務(wù)名稱+大綱數(shù)字統(tǒng)一降一級了。

圖6

這樣就基本大功告成了。

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不過不要高興的太早，上面這種方法是有局限的，它的局限在于，如果一級任務(wù)超過9個，即大綱級別為1的任務(wù)超過了9個，它就不靈了。比如有個任務(wù)的大綱數(shù)字為10.1，那么通過上面的公式，它在【大綱數(shù)字統(tǒng)一降一級】這一列中將顯示為00.1，因為我們用的公式，是將大綱數(shù)字這一列中的第一個字符減去1，那么當(dāng)大綱數(shù)字為10.1時，它只將第一個字符1減去1，變成了00.1。

所以，如果一級任務(wù)超過9個的情況下，我們還需要另想辦法了。

比如我們可以在Project中，鼠標(biāo)點中【大綱數(shù)字】列，然后按CTRL+C復(fù)制一下。再打開一個空白的Excel文件，直接CTRL+V粘貼過來，如圖7所示。

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圖7

然后，我們在B列用LEFT函數(shù)取A列的第一個字符，見圖8.

然后在C列設(shè)置公式，用B列的數(shù)值減去1，見圖9。

再在D列用MID函數(shù)從A列第2個字符開始提取字符串，見圖10。

然后在E列，將C列和D列的文本合并，見圖11。

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圖8

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圖9

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圖10

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圖11

但是這種方式其實還是不行，對于大綱數(shù)字為10或10以上的，還是存在原來同樣的局限。比如圖12所示，原來的10.1并沒有顯示為9.1，而是現(xiàn)實為00.1

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圖12

如果任務(wù)數(shù)量少，我們手動改一下就行了，如果任務(wù)確實很多很多，又特別想用某種方法批量讓大綱數(shù)字統(tǒng)一降一級，就得再想別的辦法。

我們來看一下大綱數(shù)字的規(guī)律，如果是一級任務(wù)，它將直接顯示為一個整數(shù)，沒有小數(shù)點。那么我們?nèi)绻�讓它統(tǒng)一降一級的話，直接減去1就可以了，比如原來的9變成8，原來的10變成9。

如果不是一級任務(wù)，那么大綱數(shù)字的字符中必然包含小數(shù)點“.”，比如1.2.1中就包含2個小數(shù)點“.”。

那么我們就可以總結(jié)如下規(guī)律

• 大綱數(shù)字中沒有小數(shù)點“.”的，直接讓它減去1
• 大綱數(shù)字中帶小數(shù)點的“.”的，我們提取出第一個小數(shù)點“.”前面的數(shù)字，然后減去1，再與第一個小數(shù)點以及后面的字符合并。比如1.2.1，提取第一個小數(shù)點前面的數(shù)字1，再減去1，就得出0。第一個小數(shù)點以及后面的字符就是.2.1，兩者合并就是0.2.1

在Excel中有一個函數(shù)，可以判斷字符串中某個字符所在的位置，比如1.2.1中第一個小數(shù)點位于該字符串的第2位，我們就可以用函數(shù)FIND函數(shù)。

FIND(find_text,within_text,start_num)

第一個字段find_text，是指要查找的字符串，即關(guān)鍵字

第二個字段within_text，是指要查找關(guān)鍵字所在的單元格

第三個字段start_num，是指從該單元格字符串的第幾位開始查找，如果不輸入該函數(shù)的第三個字段，默認(rèn)就是從第1位開始查找，即從最左側(cè)開始查找。

比如FIND(“.”,A1,1)，就是從A1單元格第1個字符開始查找看小數(shù)點“.”在第幾位上。

我們在Excel的第F列輸入FIND函數(shù)，如圖13所示。比如A3單元格中的字符1.1，小數(shù)點“.”位于第2位，所以在F3單元格中返回結(jié)果為2。比如A2單元格中的字符1，不包含小數(shù)點“.”，所以在F2單元格中返回錯誤提示。

也就是說，如果在A列是一級任務(wù)的，那么在F列返回的是錯誤提示。如果在A列不是一級任務(wù)的，在F列返回的結(jié)果就是第一個小數(shù)點“.”位于第幾位上，返回結(jié)果為數(shù)值。

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圖13

現(xiàn)在我們要做的工作是區(qū)分A列中的字符是否包含小數(shù)點，其實通過F列就可以判斷出來了，只要F列的結(jié)果為數(shù)字，那么就代表A列的字符中包含小數(shù)點。如果F列的結(jié)果是錯誤提示，就代表A列的字符中不包含小數(shù)點，也就是說它是一級任務(wù)。

在Excel中有一個函數(shù)，可以判斷字符是否為數(shù)字，這個函數(shù)是ISNUMBER。

ISNUMBER(value)

比如ISNUMBER(A1)，如果A1單元格是數(shù)字，就返回TRUE，如果A1單元格不是數(shù)字，就返回FALSE。

我們在G列輸入ISNUMBER函數(shù)，如圖14所示。我們直接把F列的FIND函數(shù)也嵌套進(jìn)去，即ISNUMBER(FIND(“.”,A2,1))，這個公式就可以判斷A列中是否包含小數(shù)點了。返回為TRUE的代表A列中包含小數(shù)點，比如G3單元格；返回為FALSE的代表A列中不包含小數(shù)點，比如G2單元格。

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圖14

再次回顧之前總結(jié)的規(guī)律

• 大綱數(shù)字中沒有小數(shù)點“.”的，直接讓它減去1
• 大綱數(shù)字中帶小數(shù)點的“.”的，我們提取出第一個小數(shù)點“.”前面的數(shù)字，然后減去1，再與第一個小數(shù)點后面的字符合并。比如1.2.1，提取第一個小數(shù)點前面的數(shù)字1，再減去1，就得出0。第一個小數(shù)點后面的字符就是.2.1，兩者合并就是0.2.1

就是兩種情形，一個帶小數(shù)點，一個不帶小數(shù)點，這樣我們就可以用一個IF函數(shù)來解決了。

我們現(xiàn)在將會用到以上所有提到的函數(shù)，再加上IF函數(shù)。

我們在H列輸入這個函數(shù)

=IF(ISNUMBER(FIND(".",A63,1))=FALSE,A63-1,LEFT(A63,FIND(".",A63,1)-1)-1&MID(A63,FIND(".",A63,1),10000))

解釋為：如果A2單元格中不包含小數(shù)點“.”，那么直接用A2單元格的值減去1；如果A2單元格包含小數(shù)點，那么用A2單元格中第一個小數(shù)點“.”左側(cè)的數(shù)值減去1，再與第一個小數(shù)點“.”以及后面的字符進(jìn)行合并。

如圖15所示。

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圖15

好，我們將H列從H2開始的數(shù)據(jù)用CTRL+C復(fù)制一下。

然后返回Project文件，隨便插入一個文本列，比如【文本10】，然后用CTRL+V粘貼到【文本10】列中，如圖16所示。

圖16

然后剩下的操作就可以參照本文圖5了。