制作PPT時通常會使用不少圖片，造成PPT文檔尺寸較大，不利于分享和傳播。直接使用Rar等壓縮軟件進行壓縮，很多時候并不會有太大改觀。而直接使用PPT中自帶的圖片壓縮功能往往更為有效。這個壓縮功能不僅存在于PowerPoint中，在Word和Excel中也同樣存在。在下面敘述中，僅以PPT為例，其他Office組件可相形參照。

在PPT中選中任意圖片，在2007和2010版本中會出現【圖片工具】功能區選項卡(這是一個上下文選項卡，只有選中圖片以后才會出現)。在選項卡中包含了一個【壓縮圖片】的命令按鈕，：

打開【壓縮圖片】對話框后有幾個選項可以設置：

1、僅應用于此圖片

。其中壓縮圖片的相關選項與2007以上版本大致相同。

除了選中圖片以后再選擇壓縮命令的方式以外，還有一種在保存文檔時調用的壓縮圖片功能，通用性更好也更為方便，不需要選定任意圖片，而且在2003版～2010版中均有此設置。

調用【文件】-【另存為】命令保存PPT文檔，打開【另存為】對話框時，點擊其中的【工具】下拉菜單，在其中就包含了【壓縮圖片】命令，其他設置方式與前述相同，：

上述方法在Word中和Excel中均可實現，壓縮效果與一般專用壓縮工具的效果基本相當，如果沒有批量文檔的壓縮需求，基本可以考慮使用此Office自帶功能來實現。