OneNote 可以用于多種用途。OneNote 的一般使用情況包括：

在一個位置收集所有信息
隨著大量信息的不斷涌現(xiàn)及其形式的多樣化，需要將所有信息保存在一個位置，因而需要一種足夠靈活的工具來捕獲這些信息。否則，本來可用于幫助制訂更佳決策或提高效率的信息將丟失或難以找到。

記錄書面筆記并在隨后進行轉錄會消耗大量的時間，且難以進行。書面筆記本容易丟失，無法與他人輕松共享，且實際上只適用于捕獲一種信息類型：手寫筆記。由于大多數(shù)用戶不具有以數(shù)字方式捕獲無結構信息的方法，因此他們通常將網(wǎng)站信息搜索打印出來并將信息存放在文件夾或書桌上，這樣便難以在以后進行查找，并且當他們離開后便無法獲取這些信息。不僅如此，與他人共享信息時也很困難。人們默認通過電子郵件進行文件共享和信息交換，但如果不讀取長長的往來電子郵件，通常難以制訂相應的計劃。

OneNote 通過一個靈活的軟件程序為您提供了解決方案，它使您可以在一個位置收集幾乎所有類型的信息。在隨時可以獲取信息的情況下，您可以進行更充分的準備，從而制訂更佳決策。

在一個位置存放所有信息（包括其他 Microsoft Office 程序中的任意格式的筆記、圖像、文檔、文件和富媒體），并按照最適于您的方式進行組織。
幫助您保護知識產(chǎn)權，使您不必為經(jīng)常保存或創(chuàng)建信息備份而擔心，OneNote 將替您完成這些操作。
在 OneNote 中進行會議記錄，以創(chuàng)建工作組決策和自由討論會議的實時存儲庫，可為后續(xù)會議提供連續(xù)性和背景。
通過將鍵入或手寫筆記與 OneNote 錄音和錄像同步，捕獲客戶電話和會議的詳細信息。
在采用 Microsoft Windows Mobile 的設備上收集信息（包括筆記、錄音和圖片），并將其傳輸?shù)?OneNote 中。
利用 OneNote 導出應用程序編程接口，可輕松地將 OneNote 中收集的信息傳輸?shù)焦�司的業(yè)務系統(tǒng)，并在此過程中減少在不同系統(tǒng)上重新鍵入相同信息時所發(fā)生的錯誤和浪費的時間。
復制、粘貼或打印來自其他 Microsoft Office 程序（包括 Word、Excel、Outlook 和 PowerPoint）中的信息，或者在這些程序中復制、粘貼或打印來自 OneNote 中的信息。
使用 OneNote 繪圖工具和表格可添加批注并輕松地組織和管理信息。
迅速找到所需內容

查找工作中所需的信息可能需要大量時間。在書面筆記、文件夾、計算機文件或網(wǎng)絡共享中搜索信息時，將占用您工作以及果斷處理公司事務的寶貴時間。用在搜索信息上的時間并不是真正的工作時間。

通過 OneNote，查找信息將變得簡單、快捷。OneNote 使您無需費神來判斷關鍵信息的存儲位置，因為一切信息都存放在同一個程序中。您無需再通過單擊多個文件夾并對書面筆記本的多頁進行分類來查找所需的信息。其強大的搜索功能可為您提供迅速定位信息的能力。

OneNote 還允許您跨多種新增內容類型進行搜索，例如，掃描文檔或圖像中的文本以及錄音或錄像中的有聲內容。由于可以更加容易地找到所需內容，您和您的工作組成員可以制訂更佳的決策。

在文本、圖像以及 OneNote 中制作的錄音中迅速搜索并查找關鍵字。
在摘要任務窗格中查看超鏈接搜索結果 – 只需單擊一次便可找到相關結果。
同時查看所有打開的筆記本，使用拖放功能輕松排列和重排筆記，在筆記本中添加其他頁面的超鏈接以迅速找到相關內容。
通過 OneNote 和 Microsoft Outlook 之間的雙向同步輕松管理任務。
將筆記和其他信息鏈接到特定的 Outlook 聯(lián)系人，以幫助您更好地準備會議并輕松地回顧相關信息。
使用筆記標記和視覺豐富的圖標來標記筆記，使您可以更加容易地返回提醒、任務和其他待辦事項。
更有效地協(xié)作
由于工作組成員在不同的位置針對多個項目工作，因此通信、協(xié)調和信息共享是否有效將極大地影響工作組的效率。工作組通常依靠電子郵件共享信息，導致發(fā)生混淆，并使電子郵件收件箱不斷膨脹。任務、待辦事項、議程和事件存儲在靜態(tài)文檔或文檔管理系統(tǒng)中，難以進行更新、跟蹤和訪問，并使多個用戶無法同時對相同的信息進行處理。由于每個用戶單獨存儲和跟蹤信息，因此無法使所有人在同一頁面上進行工作。

OneNote 可消除因信息單獨存儲在書面筆記、文件夾或用戶個人計算機上而產(chǎn)生的不便，有助于用戶更有效地協(xié)同工作。工作組可以輕松地共享信息、提高工作效率，并對項目、事件和目標更加有效地進行跟蹤。

使用共享筆記本（無論脫機還是聯(lián)機）在同一筆記本中協(xié)同工作。OneNote 管理對同一筆記本的更改，從而無需跟蹤版本或上載更改。
創(chuàng)建工作組知識庫，以便每個用戶都可以訪問相同的信息，從而有助于使新工作組成員迅速提高效率并減少重復工作的發(fā)生。
通過以 HTML 形式發(fā)送筆記，讓具有電子郵件客戶端或 Web 瀏覽器的任何人都能夠查看筆記，甚至可以與非 OneNote 用戶共享筆記。
通過選擇要與工作組成員共享的筆記本以及要保密的筆記本，可保持對自己信息的控制，這樣有助于通過密碼保護來確保隱私安全。
將 OneNote 用作共享的數(shù)字白板，可使虛擬工作組查看和編輯同一組筆記，從而進行實時協(xié)作。