自從公司的IT把Office軟件從2003版升到2010版,郵件系統從Lotus Notes切換為Outlook,某一天,我突然在公司電腦里發現了它的身影,于是就開始以OneNote為平臺,搭建自己的工作筆記本系統,直到現在.

這篇文章會有些長,因為我想把我了解的OneNote完完全全地展現給你們,保證全是干貨,吸水率<>

一、OneNote是什么?

1.定位

OneNote是一款微軟出品的筆記軟件,One是定語,表示信息與資料的大一統,Note是名詞,指其屬性——筆記.

2.優點

1)微軟出品,與Windows操作系統和Office辦公套件有天然的強兼容性

2)全平臺覆蓋,這意味著你可以在Win PC電腦,蘋果電腦,以及安卓,iOS和Windows Phone的手機上,和安卓平板, iPad和Surface平板上,使用它

3)云端同步,當你設置筆記本的屬性為同步筆記本時,你可以”隨時隨地“地訪問你的筆記

4)免費, Office套件的其他組件是要收費的,而且很貴,不信你問IT(用盜版的另說),只要你有Hotmail郵箱(可以免費注冊),你就可以創建不限數量,不限大小的筆記本了.相比其他筆記本軟件,比如印象筆記(Evernote)和Wiz筆記,它們有每月筆記的上傳流量限制和單個筆記的附件大小限制等,OneNote沒有,可見微軟非常厚道.

5)無限自由,微軟出品的軟件非常注重安全性與穩定性,并且功能十分豐富.你可以在筆記本頁面中的任意地方編輯內容,隨手涂涂畫畫,你的筆記本,你作主.

6)支持各類文件格式,比如圖片,視頻,音頻,涂寫,各種Office文檔,壓縮包,PDF.你可以在OneNote里直接播放視頻和音頻,可以在OneNote中預覽Office文檔的內容并編輯,是不是很給力?當然,有一點它還不支持,不能在OneNote中查看GIF動態圖片.

7)沒有保存按鈕,只要你的電腦聯網,它可以隨時保存你的筆記.媽媽再也不用擔心我的筆記本突然斷電或電量不足導致文件丟失了.

二、關于OneNote的幾個問題

1.Why – 為什么使用Onenote

在我們的學生時代,手頭的資料基本只有教材,參考書,試卷,以及自己的課堂筆記等,而且我們學習的科目是有限的,因此知識總量也是有限的.但工作以后,當我們從學校這個小圈子走進社會這個大圈子,每個人要管理的信息和資料是成倍增長的,這一點大家應該深有體會.資料從硬盤時代到云盤時代,它的大小也從幾百兆升級到幾個GB的數量級.

即便你是一個有良好分類習慣的人,嚴格將不同資料存放到不同的文件夾,但仍免不了要經常翻找以前的文件,這是一個體力活,也是一個腦力活(主要看記憶力).雖然我們有全盤搜索工具(Everything,十秒內返回搜索結果,完虐Windows資源管理器自帶的搜索框),以及文件管理利器Total Command(簡稱TC),但是這2款軟件的運行需要管理員權限,IT不會給你裝的.而且相信你們基本沒聽過.

但是如果,現在有一個軟件可以把所有資料整合到一處,并且功能強大,十年內不會中止服務,不限制流量,筆記數量再多軟件運行也不會變慢或崩潰,而且它還完全免費,你要不要?

我想將OneNote打造為我的第二大腦,這一開始是Evernote(印象筆記)公司喊的口號,但OneNote其實從Office 2003版就已經存在了,微軟在這方面有很好的前瞻性.

2.When – 什么時候開始使用OneNote

大約是2012年11月份吧,我在朋友的推薦下注冊使用了印象筆記(Evernote),并且在幾個月后付費成為高級用戶,原因是怕每個月60M的流量不夠用,當然也是想嘗試高級用戶的其他功能.但很快我發現,當筆記數量增加到上千條時,軟件變得異常卡頓,經常未響應.于是棄坑轉向Wiz筆記,它對每個用戶的限制相對更少,而且提供了豐富的插件來實現更多功能.直到2014年下半年,在看過很多Evernote, Wiz筆記和OneNote的比較文章后,以及實際試用了OneNote后,我決定,全面轉向OneNote,直到現在.

3.Where – 在哪些設備上使用OneNote

OneNote在微軟看來,主要使用平臺應該是PC端,即你的臺式機或筆記本電腦,包括蘋果機.而移動端因為屏幕小,功能較弱,更適合來搜索查看筆記,和簡單的編輯操作,錄音等動作.所以,個人電腦和公司電腦是我應用的主力平臺.

4.What -在OneNote上記錄什么

既然我要把OneNote當作第二大腦,當然會盡可能存放所有我需要的資料.公司電腦上我有3個筆記本是自己用,還有一個共享筆記本與同事一起協同使用.

我按筆記本的層級結構Notebook > Section Group >Section> Page > Subpage來合理存放自己所需的各類信息,一方面是形成自己的工作日志系統.同時,結合Outlook實現任務管理系統(現在仍在摸索與研究中).

5.Who – 和誰一起使用OneNote

主要是自己用,我也會推廣給其他同事,每個人自己管理自己的資料.同時,搭建一個共享筆記本,用于和同事作信息共享.

6.How often -使用頻率如何

當然是每天都用,我會習慣在早晨整理當天的To do list,因為大腦在早晨是清醒的,而且沒有外人打擾.非常適合梳理自己的事務.上班時我會及時將便箋紙和紙質筆記本中的事情記錄到OneNote中.并且每周回顧本周事務并進行總結,另外將完成的工作任務歸檔.

7.How to do- 怎么來使用OneNote

這部分內容會放到后面兩個章節中來詳細闡述.

8.How much -總數據量有多少

截止目前,個人電腦加公司電腦的OneNote資料,大約為3.8GB大小.你在擔心資料超出容量限制嗎?別擔心,OneNote的資料會同步到OneDrive網盤中,而OneDrive的容量大小至少是15GB.

三、海納百川——信息的匯總

當我們確定將所有的信息匯總到OneNote中,我們需要了解,在日常工作與生活中,我們的信息來源有哪些?下面我們一起來梳理下.

1.瀏覽器

瀏覽器應該是我們在PC端獲取信息的重要途徑了,你使用百度的相關產品,如百度知道,百度經驗,百度文庫,使用Google搜索供應商網站,專業文獻資料等,到專業博客中復制博文,在科普網站中瀏覽,這些都可以提供很重要的信息.

公司一般只提供Win7自帶的IE瀏覽器,在IE中復制大段文字的時候,不必使用鼠標進行長長地拖拽,按下F7鍵激活光標定位功能,然后像在Word里復制文字的方法一樣,按下Shift鍵后定位到結束位置即可選中大段文字和圖片,Ctrl+C完成復制.

2.郵件

郵件自然是工作中信息的重要來源,別人轉發的郵件,自己寫的郵件等,一般關于某個特定任務的郵件來往,如果很重要,我們可以連同郵件附件存到OneNote中進行備份的.而在這之前,我一般是直接分別復制郵件正文和附件,或是將郵件導出為msg郵件格式再保存到OneNote中.

現在這種方法很簡單,在Outlook的Options>Add-ins中選擇COM Add-ins,選擇Go,并在打開的對話框中勾選OneNoteNotes about Outlook items即可.

3.微信

基本上所有人每天都會用微信,看朋友圈發的文章,看公眾號推送的文章,當你看到好文章后,你是收藏到微信里,還是轉存到OneNote中?既然要做信息的匯總,那就讓它海納百川,流向同一個終點吧~

做法很簡單,關注”微軟云筆記”公眾號,綁定hotmail郵箱,發送消息到該公眾號,即可自動保存信息到指定的OneNote頁面中.

4.其他APP

除了微信外,我們肯定還會用其他APP來閱讀新聞資訊,我自己常用的有Light,簡書與知乎.如果我們看到好文章想到收藏,可以先使用APP的分享/轉發功能保存到微信收藏中,再進入到”微軟云筆記”公眾號中,發送剛才的微信收藏即可.

5.電子書

這里一般指txt或PDF格式的電子書,以文字為主,我們可以在電腦上進行閱讀,并將電子書作為附件放在OneNote中,然后添加相應的讀書筆記.當然,讀書筆記我比較建議做成思維導圖,這樣看起來更為直觀和全面.

6.紙質書

就算我們有Kindle,但仍避免不了要看紙質書,也有的人就只喜歡看紙質書,每個人的選擇不同.你如果喜歡在紙質書上做筆記或寫感想,那么,請拍照放入OneNote中,或者使用掃描儀將該頁掃描并發送到OneNote中,以實現電子化.

7.公司系統截圖

公司里存在各種大大小小的系統,比如ERP,Helpdesk,公共盤,各種應用軟件等,我們總會遇到各種各樣的報錯和使用問題,對問題進行截圖,當問題解決后,本著經驗積累的原則,我們可以把遇到的問題匯總到一起,作為自己經驗庫的一部分.

8.圖片中的文字

有的時候,我們在微信朋友圈轉發的文章,會看到含文字的圖片,但是我們要復制這些文字,怎么辦?難道要手工碼字?其實大可不必,OneNote自帶OCR文字識別功能,而且以微軟的強大技術支持,支持中英日法德各種語言(默認是系統語言,比如公司電腦是英文系統,那么可以識別英文),當然也可以安裝更新以支持更多非系統語言的文字.

四、吐故納新——構建知識體系

1.下載是第一步,消化是第二步

請問,下載100G的PPT模板,你就能變身PPT制作大師嗎?非也.

以前的我,也喜歡下載各種自以為有用的資料到硬盤里,動轍幾個GB的資料下載完成后,心中會有一種滿足感.但是我基本不會去看,現在想想,那是種自欺欺人的做法.它只是讓我學會了快速從網絡上搜集資源而已.

信息只有自己消化后才有幫助,只有消化,才能將信息轉化為知識,而且這轉化率還不是100%.

2.工作流程的劃分

一件事情總是有開始和結束,一項工作也是.如果我們想在OneNote中實現任務管理系統,那么就要理出一套工作流程來,你叫套路也可以的.

從我的角度來看,可以分為以下幾部分:

1)收集箱

它是工作任務的暫存區,我現在是列出一個”每日事項″頁,每一天寫一頁,經過實踐檢驗,是一種行之有效的方法.

2)工作專案

如果是一件比較大的工作任務,我們需要將這個任務拆解為具體的各項行動.我們可以單列出一頁用來放與該任務相關的各類資料,除非這個任務特別艱巨,否則只需要幾張頁面即可完成所有資料的匯總.

3)項目

項目是比工作專案更高一級的任務,它需要多部門合作來推進.因此,建議做一個共享筆記本.將項目成員邀請進來,共同更新相關資料和信息.

4)已完成任務歸檔

任務總有完成的一天,我們應該及時進行任務總結和歸檔.建議建立一個Section Group專門存放已完成任務,而將進行中的任務單列Section,保持視野中的較少Section數量,使筆記本界面簡潔清爽.

5)備忘

有的事情就是容易忘,它可能在你的時間管理四象限中是既不緊急也不重要的,但是又不得不做,那么,可以列在備忘頁.

另外,我們還可以將平時使用頻率較高的表單,發票格式,文件等放在備忘頁中,隨用隨取.

我還會將定期要完成的報告,郵件,要確認更新的事情等記在這里,用來提醒自己,也是很方便的.

6)參考資料

除了我們在完成任務時搜集的資料外,我們可能還會遇到一些其他資料,它們對于當前的任務并沒有什么幫助,但可能會對以后的任務有用.我們可以將它們分門別類地放在參考資料筆記本中.備用.

3.知識與經驗的積累

工作對于我們的提升有2個主要方面,一個是專業化,一個是職業化.相應地,我們在這兩方面的知識與經驗會不斷積累,我們選擇記下來,并不是怕忘記,主要是通過寫總結這一個思考與反思的過程,提高自己思考問題的深度與廣度.

1)專業領域的閱讀

a.主題閱讀

主題閱讀是對某一個主題進行全面深入的閱讀,目的是在短時間內快速熟悉某一領域的全貌.在信息過載的時代,我們需要提高自己的消化能力,就像港口一樣,要提高吞吐量,既要貪多,也要嚼得爛.

//我目前仍在研究快速閱讀的方法,希望能早點找到適合自己的讀書方法.

b.讀書筆記與輸出

讀書筆記這東西,每個人都有不同的寫法,摘抄句子,畫思維導圖,寫讀后感,等等,不論哪種形式,重要的是你輸出了什么,提煉出哪些觀點,你對作者要表達的含義是如何理解的.

2)設定短期目標與長期目標

每年我們都會定目標,現在2016年只有20%了,我們完成了多少年初的目標了?呵呵.

有了目標,才有方向和動力.步步為營,不斷實現小目標,最終實現大目標.化整為零,積少成多,每個人都為了自己的目標,加油吧~

3)明確自己的工作職責

每個部門的每個人都有自己在工作中,在公司中的角色,有可能是多種角色,我們要知道哪些是自己應該做的,需要做的,主動去思考這些問題,每天花點時間琢磨琢磨,我覺得很有必要.

4.增減與更新知識體系

知識是不斷更新的,沒有什么是永遠正確的.因此,我們使用OneNote構建的知識體系也應與時俱進,不斷更新.

1)對不再有用的資料,果斷丟棄

你可能聽說過斷舍離的理論,如果沒有,可以去查查看.類似于每搬一次家,你都會考慮丟棄哪些東西,該扔的就要扔,減輕自己的負擔.

2)減少紙質資料,向無紙化辦公前進

每天我們都會用到打印機,但是有多少紙張是被浪費的,看看周圍同事的辦公桌,有的是干凈整潔的,有的是雜亂無章的,你更喜歡哪一種?如果某種資料有電子檔,請清除紙質檔,如果紙質檔有一些手寫信息,請掃描/拍照實現電子化,記住,你總有辦法實現信息的電子化.除非有些重要的資料需要保存紙質資料(比如合同,培訓記錄等).

3)建立常用工作模板

拋一個問題出來,你使用Excel,Word,PPT模板的頻率是怎樣的?

額…..好像,我只知道PPT是有模板的,Word也有嗎?Excel怎么會有模板,你在搞笑嘛?

都有,當然,OneNote也有.不信,我上圖:

你準備問我用模板有什么好處嗎?在我看來,它可以幫助我們專注于資料傳達的信息本身,而不是資料的格式和界面.所以,準備好DIY適用于自己的筆記模板了嗎? Try it!

五、新技能Get——更多OneNote技巧

終于寫到最后一章了,長吁一口氣.

當我們掌握了更多的OneNote技巧后,我們會更加充分與靈活地使用這個工具,更加得心應手.

學習OneNote技巧的途徑很多,包含但不限于:微軟官方網站,簡書,知乎,專門的OneNote書籍.

下面試舉幾例小技巧,作為福利發放給耐心看完本文的你.

·自動計算,在計算式后加”等號=和空格“,可自動得到結果

39*10145=395655

·項目符號,先輸入*,然后加空格,它會自動變成項目符號,使用Tab鍵和Shift+Tab鍵可以改變項目符號級別

·

·按修改日期進行筆記排序

在搜索框搜索,然后點擊Pin Search Result,可以看到排序選項,選擇按修改日期排序即可.

·郵件批量導入OneNote

在Outlook的Option中選Add-in中,然后勾選OneNote Notes about Outlook items,接著選擇多封郵件,點擊Outlook工具欄按鈕,選擇要存放的筆記本頁面即可.

·聯系人批量導入OneNote中,方法與上一個技巧類似,切換到Outlook的聯系人頁面,選中某一個或幾個聯系人,點擊工具欄按鈕.這樣我們可以在OneNote編輯與該聯系人相關的資料和信息,比記在Outlook的聯系人備注中要方便且全面得多.

六、寫在后面的話

1.在信息越來越碎片化的時代,請別再把信息隨意丟在各個地方,那樣碎片化更加嚴重.我們需要謀求信息的有序與整合,以實現信息的價值.

2.同時,我們應了解.收集信息的目的并不是只是為了收集,而是為了創造.記憶與存儲是電腦擅長的,讓它去做,大腦的優勢是思考與創造,請給大腦留夠空間.

3.用好軟件,提高效率.比方說你喜歡用Excel來做會議記錄一樣,這顯然并不是它擅長的.軟件是為我們服務,而且各有側重,我們在使用時,也應考慮揚長避短,才能發揮它的最大功效.

沒有記錄就沒有發生,從現在起,記錄你的人生,當OneNote來敲門,你開不開?