工作中需要Office辦公軟件技巧最實(shí)用的部分呢？這也是想學(xué)習(xí)Office辦公軟件的人迷茫的地方？到底怎么才能找到合適自己的工作的Office技巧或教程呢？職場(chǎng)人士最普遍的做法是，學(xué)都不學(xué)，因?yàn)椤皼](méi)時(shí)間學(xué)，也不知道該怎么學(xué)”，反正有問(wèn)題就百度和找“專(zhuān)家”就好了。這也是目前Office職場(chǎng)應(yīng)用的一個(gè)典型狀況，自然工作效率都比較低。

企業(yè)HR如果有培訓(xùn)預(yù)算，會(huì)比較貼心，為了解決大家這個(gè)“困惑”，就會(huì)安排Office企業(yè)內(nèi)訓(xùn)，為大家提供培訓(xùn)福利，幫助企業(yè)員工獲得Office技能從而提高工作效率。那怎么多Office老師，為什么要找你秦老師呢？很簡(jiǎn)單，碰巧是我上課而已。當(dāng)然秦老師目前創(chuàng)業(yè)的客戶(hù)基本上都是大家?guī)兔�介紹，（秦老師是培訓(xùn)老師，又不是銷(xiāo)售），所以口碑很重要。

當(dāng)然光會(huì)講也是不行，還需要有實(shí)際解決問(wèn)題的能力，甚至提供辦公流程優(yōu)化管理的解決方案。這個(gè)絕對(duì)是需要進(jìn)行多年的積累而實(shí)現(xiàn)的。

所以每次培訓(xùn)前都會(huì)“吹噓”自己有十年多的Office培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，如果你仔細(xì)想想：“一個(gè)人一直講Office辦公軟件的技巧用法絕對(duì)是不可能的事情，就好像老師從來(lái)不進(jìn)行科研，而是年復(fù)一年的講自己的那點(diǎn)所謂的“干貨”就能混到現(xiàn)在？”

你別說(shuō)秦老師還真當(dāng)過(guò)四年的大學(xué)教師（一所民辦大學(xué)里），因?yàn)楸旧硎菍W(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，所以很自然是混計(jì)算機(jī)學(xué)院，主要講解《局域網(wǎng)組網(wǎng)技術(shù)》等這種實(shí)戰(zhàn)操作性課程，講課還不是最重要的，主要是對(duì)上課的計(jì)算機(jī)進(jìn)行維護(hù)和管理，保證教學(xué)的正常進(jìn)行，甚至自己布建過(guò)新機(jī)房，從學(xué)校跳槽后，第一份工作在一家培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行Office企業(yè)培訓(xùn)的工作。此后在很多類(lèi)型的企業(yè)（國(guó)企、外企、民企、創(chuàng)業(yè)公司）混過(guò)。在培訓(xùn)機(jī)構(gòu)當(dāng)過(guò)專(zhuān)職教師、在出版社參與過(guò)項(xiàng)目產(chǎn)品研發(fā)，更奇葩的是在企業(yè)財(cái)務(wù)部當(dāng)過(guò)系統(tǒng)分析師。有句話(huà)說(shuō)得好，牛逼都是苦逼鍛煉出來(lái)的，秦老師最厲害的時(shí)候一天做九套PPT，當(dāng)時(shí)從公司的“銷(xiāo)售總監(jiān)”那里學(xué)到了不少的理念，至今受用。經(jīng)過(guò)那么多年的折騰，可能是當(dāng)過(guò)老師的經(jīng)歷，就想到說(shuō)能不能把自己多年的辦公軟件的工作經(jīng)驗(yàn)給“總結(jié)”一下，最后重操舊業(yè)，發(fā)現(xiàn)Office培訓(xùn)講課才是自己的最?lèi)?ài)。如果沒(méi)有前面的“積累”，絕對(duì)不會(huì)成就自己的講課風(fēng)格與實(shí)際解決問(wèn)題的能力。直到現(xiàn)在，還在堅(jiān)持每天寫(xiě)Office技巧，運(yùn)營(yíng)這這個(gè)微信公眾號(hào)，不光為了分享Office技巧給大家，也是對(duì)自己工作的積累，所以不怕大家提問(wèn)題，不怕解答，問(wèn)題解決不了的在牛閃閃Office社群里大家的智慧總能解決，最后我只是總結(jié)Office技巧步驟再分享出來(lái)而已。

有點(diǎn)跑偏了，如果沒(méi)有“積累”，我就要開(kāi)始學(xué)習(xí)Office辦公軟件，想提高辦公效率，應(yīng)該如何下手呢？秦老師給大家分享一下提供學(xué)習(xí)的方法和思路。

一、Office三大軟件PPT、Excel、Word到底先優(yōu)先學(xué)習(xí)那個(gè)？

答案是都不是，而是Outlook，收發(fā)電子郵件啊，這玩意需要學(xué)嗎？大多數(shù)人能“自學(xué)成才”，EQ比較高的人會(huì)懂得電子郵件的發(fā)送禮儀。需要注意是Outlook的很多功能都是和郵件發(fā)送禮儀有關(guān)的，這個(gè)大家應(yīng)該都“懂”！秦老師在IT公司上班當(dāng)軟件售后培訓(xùn)的時(shí)候，Outlook給企業(yè)培訓(xùn)是最多的，學(xué)完后大家都是這樣�！鞍�！原來(lái)Outlook管理郵件是這樣的��！”,“太厲害了，還可以時(shí)間管理，部門(mén)可以實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)管理，不用每天寫(xiě)什么日?qǐng)?bào)周報(bào)了，老板隨時(shí)看到…”啊，原來(lái)打印自己的日程表那么簡(jiǎn)單啊！我以前都用Excel做的”等等各種感嘆。好吧！Outlook優(yōu)先級(jí)最高。

那排名第二呢？就看自己的工作職位的需要！比如行政文員可能Word用得比較多，做數(shù)據(jù)分析管理的用Excel比較多，銷(xiāo)售市場(chǎng)或經(jīng)理級(jí)別用PPT比較多。員工用PPT大多數(shù)是為了做工作匯報(bào)。比較有有趣的是IT工程師往往用到Word也比較多，因?yàn)橐獙?xiě)系統(tǒng)維護(hù)文檔給客戶(hù)，不會(huì)玩Word會(huì)被多章節(jié)排版搞瘋的，就是傳說(shuō)中的1.1、1.1.1,那玩意。

總結(jié)，根據(jù)自己工作的使用頻率最高軟件來(lái)絕對(duì)先掌握那個(gè)軟件。從秦老師培訓(xùn)的角度來(lái)看，Excel培訓(xùn)需求最高，其次是PPT，最后是Word。

但秦老師的建議是，掌握Word是掌握其他兩個(gè)軟件的關(guān)鍵，所以Word一定要掌握，關(guān)鍵Word好學(xué)，不靈活，該怎么設(shè)置文檔就該是什么樣子。還有就是從工作流程的角度，任何工作都是先從“文案”開(kāi)始。沒(méi)文案你怎么開(kāi)始干活？

二、如果確定了要學(xué)的軟件，那具體應(yīng)該如何入手？

這個(gè)問(wèn)題不得不提到，軟件“個(gè)性”的問(wèn)題，說(shuō)白了就是套路，學(xué)習(xí)任何的東西都有套路，也就是我們所謂的方法，學(xué)習(xí)某個(gè)專(zhuān)業(yè)技能的方法，其實(shí)這個(gè)套路應(yīng)該是在大學(xué)教育里培養(yǎng)出來(lái)的，作為一個(gè)大學(xué)生的最“基本”能力就是能快速掌握學(xué)會(huì)本專(zhuān)業(yè)相關(guān)的新技能和方法�？墒俏覀冎袊�(guó)的大學(xué)教育你們都懂的，所以幾乎所有的求職者簡(jiǎn)歷上都會(huì)信誓旦旦的寫(xiě)著：熟練掌握辦公軟件。秦老師有一段時(shí)間也兼職過(guò)幾天的面試官，我常問(wèn)求職者的一個(gè)問(wèn)題，如果文件夾內(nèi)十個(gè)Excel工作簿，如何一次性把他們都打開(kāi)？幾乎沒(méi)有能解答出來(lái)？因?yàn)檫@就不是一個(gè)Office問(wèn)題！你知道不知道？方法很簡(jiǎn)單，選中這十個(gè)工作簿，敲回車(chē)就好了。

又跑題了，好吧就我就是什么都不懂，我就是想學(xué)Office，能用來(lái)上班？到底應(yīng)該怎么辦？干貨終于來(lái)了。

Word 學(xué)習(xí)方法

首先了解每個(gè)軟件的“個(gè)性”。首先來(lái)講講Word。學(xué)習(xí)Word一定是承上啟下，一口氣搞定。什么意思？技巧和技巧是環(huán)環(huán)相扣的，前面操作有問(wèn)題，就會(huì)影響后面的操作。

下圖的金字塔結(jié)果來(lái)看，越頂端也“高端”！

大部分人的水平都在頁(yè)面設(shè)置階段甚至偏下，更多人可能就是用來(lái)打字存儲(chǔ)文字內(nèi)容的，通過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)可以達(dá)到“排版自動(dòng)化進(jìn)階”水平，也就意味著可以把公司的文檔都做成格式模板直接調(diào)用就好了，這已經(jīng)極大的提高了文案排版的效率。

至于更多高端的“綜合應(yīng)用進(jìn)階”，只需要掌握“郵件合并”即可。不過(guò)說(shuō)起來(lái)容易，郵件合并的強(qiáng)大功能可以讓你學(xué)好幾天，掌握“信函”和“標(biāo)簽”就夠你用了，當(dāng)然如果能輸出到outlook里面自動(dòng)生成郵件發(fā)出去，那就完美了。

(Word有專(zhuān)門(mén)的郵件面板，足以說(shuō)明這個(gè)功能的強(qiáng)大)

所以一定把Word的學(xué)習(xí)當(dāng)成一個(gè)“整體”去學(xué)習(xí)，而且一定是系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)所謂的分散的Word小技巧，提整體的Word辦公提升效果并不明顯。

Excel 學(xué)習(xí)方法

Excel這個(gè)軟件的個(gè)性就是多面手，他的各個(gè)層面可以各成“體系”，從下圖可以很容易看懂，每個(gè)“體系”可以解決一種層面的問(wèn)題，也就說(shuō)如果工作中用Excel缺哪兒不會(huì)就補(bǔ)哪兒，如果全都缺，就全部補(bǔ)，每個(gè)都了解一點(diǎn)點(diǎn)也行，不用玩得特別深，就可以足以應(yīng)付工作。比如Excel一點(diǎn)都不會(huì)，那就學(xué)表格整理操作技巧。如果數(shù)據(jù)分析玩不轉(zhuǎn)，就學(xué)數(shù)據(jù)分析部分。如果老板對(duì)圖表有要求，那就把圖表制作做好。當(dāng)然如果先把Excel做成模板，那函數(shù)必不可少，當(dāng)然掌握幾個(gè)常用函數(shù)也會(huì)讓工作效率翻倍。如果會(huì)玩點(diǎn)VBA，你就是超級(jí)大神牛人（IB用）。

在秦老師的Office企業(yè)培訓(xùn)中，Excel的定制課程也是非常多的，有專(zhuān)門(mén)的函數(shù)課，專(zhuān)門(mén)的圖表課，專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)分析的課。當(dāng)然還有就是全面體系講解的，但由于時(shí)間的問(wèn)題，所以需要講每個(gè)體系中抓取工作中最容易碰到的問(wèn)題變成授課的內(nèi)容，讓企業(yè)員工們都知道有這樣的功能，工作時(shí)候搞不好會(huì)碰到，至少做到有了“眼界”，不然連Excel問(wèn)題出現(xiàn)，百度都不知道該怎么用關(guān)鍵詞。也許這就是秦老師培訓(xùn)課程的受到大家歡迎之處，因?yàn)榉e累知道大家的“痛點(diǎn)”在哪里！幫助大家減少學(xué)習(xí)Office的彎路。

總結(jié)一下，Excel是個(gè)多面手，缺哪兒補(bǔ)哪兒，“體系”比較平等，技巧之間的聯(lián)動(dòng)性相對(duì)Word較少，但功能技巧之間的搭配也很重要，比如某個(gè)函數(shù)和某個(gè)函數(shù)搭配可以解決某類(lèi)問(wèn)題等等，甚至能夠放入某個(gè)工作場(chǎng)景里，否則大家會(huì)有一問(wèn)題？我干嘛要學(xué)這個(gè)技巧？這個(gè)技巧和我有關(guān)系嗎？

最后要說(shuō)明一下的是，Excel這個(gè)軟件目前向著大數(shù)據(jù)對(duì)接的思路在進(jìn)行發(fā)展，比如可以與SQL數(shù)據(jù)庫(kù)直接進(jìn)行數(shù)據(jù)加載讀取，比如集成PowerBI這樣的強(qiáng)大數(shù)據(jù)商務(wù)智能分析，這些都算是專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的使用。如果對(duì)前面的技能比較熟練的基礎(chǔ)上可以在對(duì)此部分進(jìn)行了解和學(xué)習(xí)，讓Excel成為你工作的IB（install B ）利器。

PPT學(xué)習(xí)方法

PPT這個(gè)軟件有點(diǎn)“深藏不露”的個(gè)性。這個(gè)軟件是三大Office辦公套件中，面板上按鈕個(gè)數(shù)最少的軟件之一，僅次于Outlook,但這個(gè)軟件是職場(chǎng)中必用的一個(gè)軟件，做工作匯報(bào)必用。要求高一點(diǎn)銷(xiāo)售對(duì)外銷(xiāo)售的時(shí)候演示使用，要求更高市場(chǎng)部做產(chǎn)品發(fā)布等，需要用到設(shè)計(jì)更加專(zhuān)業(yè)的PPT要求，設(shè)置有些需求已經(jīng)超過(guò)了PPT本身的需求。

PPT的這個(gè)軟件的優(yōu)勢(shì)在于，用比較簡(jiǎn)單的操作實(shí)現(xiàn)比較專(zhuān)業(yè)的演示表達(dá)。但某些PPT愛(ài)好者會(huì)過(guò)度使用這個(gè)軟件，導(dǎo)致為了達(dá)到一個(gè)效果，而浪費(fèi)大量的工作時(shí)間。

秦老師培訓(xùn)教程的優(yōu)勢(shì)在于，利用良好的“性?xún)r(jià)比”，利用PPT的常規(guī)操作就可以將PPT制作得比較專(zhuān)業(yè)，滿(mǎn)足職場(chǎng)的中等演示需求。

這里秦老師給大家的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)是，在沒(méi)有掌握PPT美圖設(shè)計(jì)繪制之前，重點(diǎn)放在PPT的文案邏輯表達(dá)梳理和PPT這個(gè)軟件是實(shí)用操作上，也就是下圖的開(kāi)始兩個(gè)階段。

如果對(duì)軟件的功能有初步的認(rèn)識(shí)后，可以開(kāi)始學(xué)習(xí)PPT設(shè)計(jì)的部分，其實(shí)就是對(duì)文案的圖文混排操作，這時(shí)“平面設(shè)計(jì)”的相關(guān)理念甚至是“三維的設(shè)計(jì)理念”會(huì)隨之引入。這不設(shè)計(jì)部分的學(xué)習(xí)就沒(méi)有底線(xiàn)了，因?yàn)槊總�(gè)人對(duì)PPT美的標(biāo)準(zhǔn)都沒(méi)底，所以只需滿(mǎn)足一般平面設(shè)計(jì)的審美標(biāo)準(zhǔn)即可。學(xué)習(xí)那種有標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)思路與布局。

比較有意思的是，PPT設(shè)計(jì)這個(gè)層面是很多所謂的ppt高手善于發(fā)揮的部分，就是因?yàn)樗麤](méi)有標(biāo)準(zhǔn)，所以可以任意發(fā)揮，所以教程的質(zhì)量就因人而異了。所以學(xué)PPT不滿(mǎn)意就會(huì)抱怨說(shuō)：“哎呀，主要是我的審美太低，太不會(huì)配色，才會(huì)那么難看的”。在秦老師看來(lái)PPT設(shè)計(jì)實(shí)際是有標(biāo)準(zhǔn)可參考的，在視頻里和上課時(shí)候把參數(shù)告訴大家，所有人都可以做出不錯(cuò)的PPT演示文稿出來(lái)，而且效率奇高無(wú)比。

所以你會(huì)發(fā)現(xiàn)大部分的PPT的教程都會(huì)集中在“要把PPT做好看”這個(gè)層面，但在實(shí)際職場(chǎng)中可能PPT的邏輯表達(dá)和文案的準(zhǔn)備，比PPT做好看更重要。

所以在職場(chǎng)中，秦老師給大家的學(xué)習(xí)PPT的建議是，用70%時(shí)間來(lái)準(zhǔn)備文案梳理PPT的邏輯順序是否符合演講需求，30%時(shí)間用一定的平面設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)“設(shè)計(jì)”P(pán)PT即可。

最后我們聊聊PPT動(dòng)畫(huà)部分，這部分如果單獨(dú)拎出來(lái)研究，都可以分成好幾個(gè)層次，通常的理解，“動(dòng)畫(huà)”的一般作用有兩個(gè)，一個(gè)是控制演講者的演講流程，二是對(duì)復(fù)雜圖形或流程的分解演示，有助于觀(guān)眾理解其運(yùn)行方式。如果要高階，可以將PPT的動(dòng)畫(huà)與切換功能進(jìn)行配合做成“宣傳片”，這個(gè)技能非一日之寒，但也有思路技巧可循，但在職場(chǎng)的使用幾率相對(duì)較低，找專(zhuān)業(yè)廣告公司就能搞定，無(wú)需自己學(xué)習(xí)，通常PPT愛(ài)好者可自行研究。

還是那句話(huà)PPT這個(gè)軟件的學(xué)習(xí)，秦老師推薦職場(chǎng)更多的是用在邏輯梳理和操作技能上，在輔助一部分的圖形設(shè)計(jì)，就可以讓自己的工作匯報(bào)與眾不同。

三、三個(gè)軟件都學(xué)會(huì)了，應(yīng)該怎么用？

三個(gè)軟件都熟練就要學(xué)會(huì)相互的協(xié)調(diào)辦公，比如PPT的文案內(nèi)容可以通過(guò)Word整理好再導(dǎo)入。Excel的數(shù)據(jù)可以通過(guò)Word的郵件合并進(jìn)行后期的文案加工。Excel的圖表可以方便的與Word或PPT進(jìn)行數(shù)據(jù)更新等等，這類(lèi)相互合作的工作技巧也會(huì)使工作效率大大的提高。還是那句話(huà)，Office三大件學(xué)會(huì)了終身受用，甚至我老媽都用Excel來(lái)記錄每天的買(mǎi)菜情況，做出環(huán)形圖分析賣(mài)肉買(mǎi)魚(yú)買(mǎi)蔬菜的金額比例已進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。秦老師也推薦大家用Excel進(jìn)行購(gòu)物記賬管理，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，很多可以不買(mǎi)的東西真可以不買(mǎi)，在沒(méi)有賺到第一桶金前，鈔票一定是省出來(lái)的。所以千萬(wàn)不要被所謂“錢(qián)是掙出來(lái)的這種理論所忽悠”。沒(méi)有積累怎么掙錢(qián)？