PDF (Portable Document Format) 文件格式是電子發行文檔的事實上的標準，可以用免費的Adobe Acrobat Reader來打開。這樣，將Excel工作簿或Word文檔另存為PDF格式后，如果用戶的電腦中沒有安裝Office也可以進行查看。

??? Excel 2010或Word 2010可以直接將工作簿或文檔保存為PDF格式，其“另存為”對話框的“保存類型”中已包含“PDF(*.pdf)”選項。

??? 而Excel 2007默認的保存類型中沒有PDF格式，要將Excel文件保存為 PDF 格式，必須首先安裝用于 2007 Microsoft Office system 的“另存為 PDF 或 XPS”加載項。該加載項可以在微軟網站下載：打開下載頁面。

??? 下載并安裝上述加載項后就可以在Excel 2007或Word 2007中將工作簿或Word文檔直接保存為PDF格式文件。步驟如下：

??? 1.單擊“Office按鈕→另存為→PDF或XPS”，彈出“另存為”對話框。

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??? ?2.默認Excel將當前活動工作表保存為PDF文件。如果要將整個工作簿保存為PDF文件，可以單擊“選項”按鈕，彈出“選項”對話框，在“發布內容”區域中選擇“整個工作簿”。單擊“確定”按鈕關閉該對話框。

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??? 3.單擊“發布”按鈕。